メールの特徴と違い「TO」「CC」「BCC」

メールには「TO」「CC」「BCC」の３つの宛先指定方法があり、それぞれ以下のような特徴があります。

TO、CC、BCCはそれぞれメールの宛先指定方法であり、それぞれ使い分けることで、メールの目的や送信者の意図に合わせた効果的なメールの送信が可能です。

TOの意味とは

TOの意味とは

「あなたに送っています」の意思表示。処理や作業をして欲しい人をTOに入れます。誰に宛てたメールなのかがわかるようにするため、原則1名入れます。複数名入れる場合は、誰に何をしてほしいのかを明記します。

TO（宛先）とは

「TO（宛先）」には、メ－ルを送る相手のメールアドレスを入力します。「TO（宛先）」に指定してメールを送ることは「あなたに送っていますよ」という意思表示です。

CCの意味とは

「TO（宛先）の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味。参考・情報共有に使います。TOの人が主たる処理者のため、CCの人は原則、返信をおこないません。

CCとは

「CC」とはカーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。カーボン・コピーとは、複写の意味です。TO（宛先）がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手だと考えると分かりやすいでしょう。「CC」に入力したメールアドレスにも、同じメールが送信されます。


そのため、「確認のために見てくださいね」「念のためにお送りします」という場合に「CC」を使います。「TO（宛先）」に指定した人と一緒に、そのメールの内容を

  • 他の人にも知らせたい（例えば、上司など）
  • 同時に報告したい

という場合に「CC」を使います。

CC」でメールを送ることは「『TO（宛先）』の○○さんに送ったメールを『CC』の△△さんも共有しておいてくださいね」という意味になります。この場合、CCでメールを受信した人に返信の義務はありませんが、確認の義務はあるといえます。

「TO」での受信者が依頼を受けたことになるので、「CC」の受信者が気を利かせて対応するのは望ましいことではありません。「CC」の人が対応してしまうと、「TO」で受けた人は、どのようなときに自分が対応すべきか分からず混乱を招くことにもなりかねません。

本文の宛名に名前を書く

CCに宛先を指定して送信する場合は、本文の宛名、TO（宛先）の下に、CCの人を「（CC：○○様）」と明記しましょう。このように明記しないと「TO（宛先）」で受信する人が、CCに入っていることに気がつかないことがあります。その場合、返信をする際に送信者のみに返信をしてしまい、共有が漏れることもあります。また、不適切な内容を書いて全員に返信してしまう可能性があります。メールを受け取った時に、誰が受信しているのか明確だと、トラブルも防げます。

BCCの意味とは

BCCメール

他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。

BCCとは

「BCC」は、TO（宛先）、CCの下の欄にあるもので、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません。

TO、CC、BCCの受信者に、他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送りたい場合は「BCC」欄を使用します。

  • 取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいとき
  • 面識がない複数の相手にメールを送る場合
    （注）「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れた方が親切
  • 個人のスマートフォン、携帯電話など他の端末にも送っておきたいとき

BCCとは、Blind Carbon Copyの略称で、日本語では「密送」と訳されます。メールを送信する際に、CC（Carbon Copy）と同様に、別の受信者にもメールを送信することができますが、その受信者のアドレスを表示することなく、非公開で送信することができます。

BCCを利用する際には、以下の点に注意する必要があります。

  1. 意図しない送信先への送信：BCCを利用すると、誤って受信者を選択することがあるため、送信前に確認することが重要です。
  2. 受信者の意図しない開示：BCCを利用する場合には、受信者に事前に連絡し、BCCで送信することがある旨を伝えることが望ましいです。
  3. スパムメール対策：BCCを利用することで、スパムメールの送信者がアドレスを取得することを防止できますが、スパムフィルターによってメールが拒否される場合があるため、注意が必要です。

ビジネスメール　活用法

ビジネスにおいてメールは重要なコミュニケーションツールの一つです。以下にビジネスメールの活用法をいくつか紹介します。

相手に合わせた書き方をする

相手の立場や職種、関心事を考慮して、相手に合わせた書き方をすることが大切です。例えば、クライアントや取引先には敬語を使用し、同僚や部下にはフレンドリーなトーンで書くなど、相手に応じて書き方を変えることが必要です。

件名をわかりやすくする

相手が見た時にすぐに内容を把握できるよう、件名をわかりやすくすることが大切です。また、緊急性のあるメールは「【緊急】」といった表現を使うなど、重要度を明示することも効果的です。

要点を明確にする

相手がすぐに理解できるよう、要点を明確にして書くことが大切です。長文や冗長な表現は避け、箇条書きや段落分けなどを活用して、わかりやすい文章にまとめるよう心がけましょう。

返信するタイミングを意識する

相手からのメールには返信をするタイミングを意識しましょう。返信が遅れる場合には、その旨を事前に伝えることが重要です。

添付ファイルの注意点を確認する

添付ファイルを送信する場合には、ファイルのサイズや形式などに注意しましょう。また、送信前には必ずファイルが正常に開けることを確認し、相手にも開けることができるかどうかを確認するようにしましょう。

以上のように、ビジネスメールは相手に合わせた書き方や件名、要点の明確化などが重要です。また、返信するタイミングや添付ファイルの注意点などもしっかりと確認して、効果的なコミュニケーションを行うよう心がけましょう。

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