はじめに、件名に具体的な用件を盛り込むと、相手も理解しやすく速く処理してもらえます。

会ってもらえることが分かっているときは、メールの往復を最小限にするため、本文では候補日程を複数提示しましょう。

日程を書く場合は、日付と曜日、時間も示します。その中から選んでもらうようにすれば、相手にも負担がありません。

都合が悪ければ、相手の希望する候補日時を複数だしてもらいます。相手が忙しい可能性の高い時期を候補にしないなど配慮しましょう。

件名：ご面会のお願い（商品□□お見積もりについて）

株式会社□□□□
□□□□□様

お世話になっております。
手紙ナビの名刺太郎です。

先日はお打ち合わせの時間をいただきまして、
誠にありがとうございます。

ご依頼いただいた商品□□のお見積りがご用意できました。
打ち合わせで伺ったご要望を反映し、特別割引を設けております。

詳細についてご説明させていただきたいのですが、
1時間ほど時間をいただけないでしょうか。

来週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。

＜候補日時＞
・□月□日（火）10:00～11:30
・□月□日（水）14:00～17:00
・□月□日（木）15:30～17:30
・□月□日（金）10:00～15:00

□□□□様のご都合をお聞かせいただけると幸いです。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、
ご検討よろしくお願いいたします。