毎日の仕事をしているメールの中には謝罪メールを受け取った事がある方もいると思います。

謝罪メールを受け取った時に考えてしまうのは、返信した方がいいのか、
返信するとしたらどのような言葉で返信をするといいのか悩んでしまいます。

謝罪メールを受け取った時の返信について考えてみました。

謝罪メールに対する返信は必要なのか

もし、自分が謝罪メールを送った場合に相手からの返信が来なかったらどう感じるでしょうか。

・ミスに対して怒っている
・返信不要と判断されている

こんな思いをしてしまうのではないでしょうか。

返信しない事で相手が取引先やお客様だった場合、今後のお付き合いにも支障がでてしまいそうです。
謝罪メールが来た時はこのような対処をしたいところです。

・受け取った事を知らせる
・これまで通りのお付き合いをしたい

相手の気持ちを考えると返信のタイミングは早めがいいのでメールを受け取ったらすぐに送りたいところです。無理な場合でもその日のうちに送ってあげて下さい。

○正しい返し方

「お気になさらないでください」
「こちらこそ申し訳ありません。こちらも○○すべきでした」
「どうぞご放念ください」
「まったく問題ありません」

×誤った返し方

「お互い、いい経験にしましょう」
「わかりました。目をつぶりましょう」
「次からは、こうしていただいたほうがいいですね」

上から目線にならないように

ミスは誰にでも起こりうる事なので、返信する時に「次からは気をつけてください」など相手に失礼になるメールにならないよう注意が必要です。お客様や社外の人にこういったメールをすると大変失礼になります。

ビジネスの謝罪メールへの返信例

このたびは、ご丁寧なメールをいただき、ありがとうございます。

そのようなお気遣いはなさらないで下さい。却って恐縮いたします。常日ごろからご丁寧に対応をして頂き、こちらこそ感謝申し上げております。

今後とも、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。